Tentukan Tujuan Surat

Tentukan Tujuan Surat: Pentingnya Menentukan Tujuan Komunikasi dalam Penulisan Surat

Dalam dunia bisnis dan komunikasi, surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang sering digunakan untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau pun pemberitahuan. Oleh karena itu, menentukan tujuan surat sebelum menulis merupakan hal yang sangat penting agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima.

Menentukan tujuan surat sebenarnya tidaklah sulit. Tujuan surat bisa beragam, seperti untuk memberikan informasi, meminta bantuan, mengonfirmasi kesepakatan, atau pun menyampaikan perubahan kebijakan. Dengan mengetahui tujuan surat, penulis dapat lebih fokus dalam menyampaikan pesan yang ingin disampaikan dan memastikan bahwa pesan tersebut dapat diterima dengan baik oleh penerima.

Selain itu, menentukan tujuan surat juga membantu dalam menentukan gaya dan bahasa yang tepat untuk digunakan dalam penulisan surat. Misalnya, jika tujuan surat adalah untuk meminta bantuan, maka penulis perlu menggunakan bahasa yang sopan dan persuasif agar penerima mau membantu. Sebaliknya, jika tujuan surat adalah untuk memberikan informasi, maka penulis perlu menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas agar pesan dapat mudah dipahami oleh penerima.

Menentukan tujuan surat juga membantu dalam mengatur struktur dan isi surat. Dengan mengetahui tujuan surat, penulis dapat merencanakan isi surat secara sistematis, mulai dari pembukaan, isi surat, hingga penutup. Hal ini akan membuat surat terlihat lebih teratur dan mudah dipahami oleh penerima.

Dalam menentukan tujuan surat, penulis juga perlu memperhatikan siapa penerima surat tersebut. Hal ini penting karena tujuan surat akan berbeda-beda tergantung pada siapa penerima surat tersebut. Misalnya, tujuan surat yang ditujukan kepada atasan bisa berbeda dengan tujuan surat yang ditujukan kepada rekan kerja atau pun pelanggan.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa menentukan tujuan surat merupakan langkah awal yang penting dalam penulisan surat. Dengan mengetahui tujuan surat, penulis dapat lebih fokus dalam menyampaikan pesan yang ingin disampaikan, menggunakan gaya dan bahasa yang tepat, mengatur struktur dan isi surat, serta memperhatikan siapa penerima surat tersebut. Dengan begitu, surat yang ditulis akan lebih efektif dan dapat diterima dengan baik oleh penerima.

Referensi:
1. Guffey, M. E., & Loewy, D. (2012). Business communication: Process and product. Cengage Learning.
2. Kumar, A. (2017). Business correspondence and report writing. I.K. International Publishing House Pvt. Ltd.